新疆师范大学办公自动化系统使用管理办法
发布时间:2013-12-04 浏览次数:

新疆师范大学办公自动化系统使用

管 理 办 法

(经2013112921次校长办公会审议通过)

 

第一章   

 

第一条  新疆师范大学办公自动化系统(以下简称OA系统)是基于校园网络并覆盖学校机关部(处)、各学院及直属单位的综合办公平台。该系统是学校教育政务信息化和数字化校园建设工作的重要组成部分,是提高全校工作效率和管理水平的必要手段。

第二条 为规范办公流程,保障学校OA系统能够顺利推广、应用及安全、平稳运行,依据国家和上级主管部门的有关规定,结合学校实际,制定本办法。

 

第二章 系统构成与功能

 

第三条 学校OA系统以B/S架构设计,采用教育部推荐的教育办公自动化系统为原型开发。用户使用Web客户端完成信息及文件输入、修改和流转操作以及信息查阅、输入、修改和传送、发布。

第四条  学校OA系统的主要功能有:

1. 综合办公:包括待办待阅、通知公告、我的办公等模块。可查阅用户本人待办和已办事宜、阅览学校相关信息公告、流程等。

2.公文管理:包括发文的拟稿、审稿、会签、批示、归档、查询等功能。

3.会议室管理:包括会议室申请及审批的电子化管理。

4. 审批中心:实现党委常委会议、校长办公会会议议题申请,各部门(学院)的请示、申请的拟稿、审稿、会签、批示、归档、查询、打印等功能。
    5.
信息发布:提供综合信息发布平台,实现校园通知公告、学校文件等信息的发布。

 

第三章  组织机构与责任

 

第五条  学校OA系统工作由学校信息化工作领导小组负责整体规划设计、实施和组织协调。

第六条  党委办公室和校长办公室牵头,负责OA系统的规划建设、规章制度制定、系统实施、推广、运行监管、审批等工作;校长办公室对OA系统的日常运行负有监督职能,负责指导校内各部门(学院)及直属单位OA系统的使用,协调信息管理中心做好各部门(学院)及直属单位OA系统的使用培训工作。

第七条  信息管理中心安排专人作为系统管理员负责技术支持和系统维护工作,以防止系统数据丢失或被非法使用,保障OA系统安全、稳定运行。

第八条  校属各单位是OA系统的终端用户,负责本部门(学院)及直属单位OA系统用户的管理及维护等工作。各单位由一名领导分管OA系统工作,一名本部门正式职工担任部门OA秘书,负责本部门信息的接收、处理、传送、存档,与信息管理中心的联络及本部门用户OA系统使用的指导及培训工作。

第九条  学校综合档案室按照电子档案管理的有关规定,对OA系统中产生的电子公文及其他电子材料的归档工作进行指导和监督,并负责各类归档电子公文的安全管理、提供利用等工作。

 

第四章  信息管理

 

第十条 校属各单位起草学校公文、报送请示性公文、报送党委会议题、校长办公会议议题以及申请会议室均应通过OA系统相应的工作流程,并严格按流程步骤进行相应操作,对不按流程处理的文件,党委办公室和校长办公室将作退回处理。任何单位与个人不得发布与办公无关的信息。校园内私人书信来往或文件交换,原则上应通过校内邮件系统进行。

第十一条  行政公文发布。各职能部门通过公文管理流程进行公文的拟稿及发布申请,党委办公室、校长办公室负责对公文的流程运转、文件审核及发布。

第十二条 申请及授权。各部门及学院通过OA系统审批中心中的党委请示和行政请示发起各类申请及授权,党委办公室、校长办公室负责各类请示的流程运转,相关部门负责请示审核及执行。

第十三条  党委常委会及校长办公会。各部门通过OA系统起草议题并经相关部门会签后,提出上会申请,党委办公室、校长办公室负责会议议题流程的运转及会议组织。

第十四条  通知公告发布。各部门领导和OA秘书负责本部门通知公告的发布。通知公告发布者有权修改和删除本部门发布的信息,并对所发布的通知公告负责。不允许通过OA系统发布与学校公文和通知无关的信息,如有发现将追究发布信息的账号责任人及部门领导责任。

第十五条 OA系统上所涉及的各种公文处理应严格执行国家和学校的各项公文制度。各单位在OA系统中所发布的信息,应先交由本单位领导审核。各单位主要负责人须对在网络办公系统上流转、发布的文件、通知、简报等内容严格把关,重大原则问题应向分管校领导汇报。各单位领导对本单位在OA系统中发布的信息的可靠性和严肃性负责。

第十六条 已在网络办公系统中流转、发布的电子公文,学校不再使用和接收各单位的纸质形式公文。学校电子公文的效力等同于纸质学校文件和其他公文的效力。

第十七条OA系统用户应养成良好的工作习惯,上班后的一小时、下班前一小时内应分别进入系统浏览,以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送。

第十八条 学校对OA系统内各类信息进行定期清理,每半年清理一次,OA系统内信息保留期限最长为一年。

 

第五章  人员管理

 

第十九条  OA系统管理维护人员应政治坚定、业务熟练、操作规范,并具有较高的技术水平和良好的服务意识。

第二十条  OA系统用户要充分认识OA系统的重要性,加强学习,熟练掌握使用方法,认真履行工作职责,定时查看并及时处理各类文书、信息,充分发挥OA系统在处理行政工作中的重要作用。

第二十一条 用户因出差、请假等原因长时间无法及时登录OA系统处理公文时,应将工作委托给相关用户(代理人)代为办理。代理人应按照要求做好相关工作。

第二十二条  新增人员开户、调动岗位人员转户或销户,应由用户所在部门(学院)及直属单位OA秘书向校长办公室提出申请,经审核后,由信息管理中心办理。因机构变更、撤销或合并而需要在OA系统中做出相应调整的,由校长办公室会同信息管理中心根据学校机构设置调整的有关文件进行办理。

第二十三条  各单位OA秘书如有调整,应及时报告校长办公室备案并由校长办公室通知信息管理中心进行调整。

 

第六章  系统安全与保密

 

第二十四条 所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》,严格遵守《中国教育和科研计算机网暂行管理办法》及校园网管理的有关规定。凡“秘密”、“机密”、“绝密”级文件、《密码电报》、《内部明电》一律不得通过OA系统进行传输,仍按传统方式进行传输和处理。

第二十五条 学校对OA系统的安全实行单位领导责任制,单位行政主要负责人对本单位OA系统的保密、安全等负领导责任。OA系统对办文流程进行全程监控并有记录在案,每个用户各负其责。

第二十六条  OA系统的所有用户,不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动,不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息,不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据,并尊重和保护他人隐私。

第二十七条 用户的OA系统权限根据该用户的岗位职责确定,并根据岗位和工作分工的变动及时做出相应调整。OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号,不得干扰其他用户和破坏系统服务;为确保账户安全,OA系统用户离开电脑时应及时退出系统;勿请他人代输入账号、密码或代为处理OA流程等,以防他人恶意或无意打开系统数据库获取信息、滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文流转。由此引起的后果,由该用户本人承担。如发生账号盗用情况,请立即向信息管理中心报告,由信息管理中心对被盗账号进行密码修改,以确保账户信息安全。

第二十八条  用户应妥善保管自己的账户资料。在初次登录系统时应尽快修改个人初始密码,密码遗忘或遗失应及时联系信息管理中心系统管理员封锁账户;如需解封账户,须持本人书面申请及有效身份证件到信息管理中心办理。

第二十九条 所有使用OA系统的人使用员均有保密的责任。不得随意发布涉及国家和学校机密以及其它不宜发布的信息。

 

第七章  责任追究

 

第三十条  全体用户应遵守本管理办法,不执行本管理规定,影响办公信息的正常接收、处理、传送、存档,导致系统不能正常运转的单位,学校予以通报批评;对责任者个人根据事故危害程度给予相应处理。

第三十一条 违反本办法规定,给国家、集体或他人权益造成损失者,应当依法承担民事或刑事责任。

 

第八章  应急处理

 

第三十二条  OA系统出现故障时,用户应及时联系信息管理中心,查明原因,排除故障。

第三十三条  OA系统正式运行后,如出现故障短时间内无法排除,该文件以纸质形式处理,以保障工作正常开展。

 

第九章   

 

第三十四条  本办法由党委办公室、校长办公室负责解释。

第三十五条  本办法自发布之日起施行。